30分の作業に15万円!? その請求は本当に妥当ですか?
「ちょっとした修正だけなのに、なぜこんなに高いのか...」
業務システムの保守運用を外部ベンダーに委託している中小企業の経営者やIT担当者なら、一度はこんな経験があるのではないでしょうか。販売管理システムや在庫管理システムなど、日々の業務を支える基幹システムにおいて、保守契約外の作業費用が予想外に膨らみ、頭を悩ませているケースは少なくありません。
本記事では、なぜ「保守契約外」の作業費用が高額になるのか、その構造的な問題点と、中小企業が取るべき対策について詳しく解説します。
保守契約外請求の3つの問題点
1. 曖昧な境界線と不透明な見積もり
多くの保守契約では「システムの正常稼働を維持するための作業」が対象とされていますが、この定義が非常に曖昧です。
よくあるトラブル例:
- 帳票フォーマットの変更 → 「カスタマイズ」として保守契約外
- マスタデータの追加 → 「仕様変更」として追加費用
- 新しいExcel出力機能 → 「機能追加」として別途請求
問題は、作業前の見積もりも「3〜5時間程度」といった曖昧な表現で提示され、実際の請求額を見て驚くことになる点です。時間単価も明示されず、作業後に初めて「今回は15万円です」と告げられるケースも珍しくありません。
2. 少額作業でも高額な最低料金設定
多くのベンダーは、保守契約外の作業に対して「最低作業料金」を設定しています。実際の作業時間が30分でも、最低料金として5〜10万円を請求されることがあります。
実例:
- データベースのテーブル項目を1つ追加 → 実作業15分、請求額8万円
- 画面の表示項目順序の変更 → 実作業30分、請求額10万円
- 印刷レイアウトの微調整 → 実作業1時間、請求額12万円
これでは、小さな改善要望を出すことすら躊躇してしまい、システムの使い勝手が悪いまま我慢して使い続けることになります。
3. ベンダーロックインによる選択肢の欠如
特に独自開発されたオンプレミス型の基幹システムでは、開発元のベンダー以外に保守を依頼できないケースが大半です。ソースコードが開示されていない、特殊な開発環境を使用している、ドキュメントが不十分など、様々な理由で他社への切り替えができません。
この状況を「ベンダーロックイン」と呼びます。実質的に価格交渉力がゼロになり、ベンダーの言い値を受け入れるしかない状態に陥ってしまうのです。
企業が取るべき3つの対策
対策1:保守契約の範囲を明文化する
まず現在の保守契約書を見直し、以下の点を明確にしましょう。
チェックポイント:
- 保守作業に含まれる具体的な作業項目
- 「軽微な変更」の定義と範囲
- 保守契約外作業の判断基準
- 追加費用が発生する場合の事前通知ルール
- 時間単価と最低料金の明示
契約更新時には、よく発生する作業を保守範囲に含めるよう交渉することも検討しましょう。年間数回発生する定型的な作業であれば、保守契約に組み込んだ方が結果的にコストを抑えられます。
対策2:複数ベンダーに相談できる体制を構築する
ベンダーロックインを避けるために、システムの新規導入や刷新時には以下の点に注意しましょう。
重要なポイント:
- 標準化された技術の採用: 特殊な開発環境ではなく、一般的なプログラミング言語やデータベースを使用したシステムを選ぶ
- ソースコードの開示: 契約にソースコード開示条項を盛り込む
- ドキュメント整備: システム仕様書、データベース設計書などの納品を必須とする
- クラウドERPの検討: パッケージ型やクラウド型のシステムは、複数のサポート企業が存在することが多い
既存システムについては、セカンドオピニオンとして別のシステム会社に相談してみるのも有効です。保守契約外の作業について、他社で対応可能か、費用はどの程度かを確認することで、現ベンダーの価格妥当性を判断できます。
対策3:システム刷新の検討
保守契約外費用が年間で数十万円以上になっているなら、思い切ってシステム刷新を検討するタイミングかもしれません。
レガシーシステムから脱却するメリット:
- 明確な料金体系のクラウドERPへの移行
- 保守費用の大幅削減(従来の30〜50%削減も可能)
- サポート対応の迅速化
- 法改正への自動対応
- モバイル対応など最新機能の利用
初期投資は発生しますが、5年〜10年の長期で見ると、不透明な追加費用を払い続けるよりも総コストを抑えられるケースが多いのです。
実際の改善事例:従業員50名の製造業A社の場合
神奈川県の製造業A社(従業員50名)は、15年前に導入した販売管理システムの保守費用に悩んでいました。
改善前の状況:
- 月額保守費用:5万円
- 年間の保守契約外作業費用:平均80万円
- 主な追加費用:帳票修正、データ出力項目変更、軽微な画面修正など
A社は、保守契約外費用が保守契約本体の費用を大きく上回っている状況に疑問を感じ、システム刷新を決断しました。
改善後:
- クラウド型ERPシステムへ移行
- 月額利用料:8万円(保守費用込み)
- 軽微な設定変更は自社で対応可能に
- 追加開発が必要な場合も、複数社から見積もり取得が可能
結果として、年間トータルコストを約40%削減でき、さらに業務効率も向上しました。
まとめ:透明性のあるパートナーシップを築く
基幹システムの保守運用において、「保守契約外」の追加費用問題は、単なるコストの問題だけではありません。企業とベンダーの間の信頼関係、そしてシステムによる業務改善の妨げになる構造的な課題です。
今日から始められること:
- 現在の保守契約書を確認し、曖昧な部分をリストアップする
- 過去1年の追加費用を集計し、どんな作業にいくら支払ったかを可視化する
- 他社からの見積もり取得や、システム刷新の可能性を検討する
適正な価格で、透明性のある保守サービスを提供してくれるパートナーを見つけることは、企業の健全な成長に欠かせません。もし現在のベンダーとの関係に疑問を感じているなら、それは見直しのタイミングかもしれません。
システムは企業の業務を支える重要な資産です。その保守運用についても、経営判断として戦略的に考えていく必要があります。不透明な追加費用に悩んでいる企業は、ぜひこの機会に一度、保守契約の在り方を見直してみてください。
お困りではありませんか? 保守契約外の費用でお悩みの企業様、システム刷新をご検討の企業様は、お気軽にご相談ください。現状のシステム環境を診断し、最適な改善策をご提案いたします。
