みなさんこんにちは株式会社みんなシステムズの営業の岩永です。今回は、多くの企業が直面している「システム担当者の退職」という深刻な問題について、実際の事例を交えながら解説させていただきます。私たちが長崎県佐世保市で支援した企業様の事例では、システム担当者の退職を機に基幹システムのリプレイスを実施し、結果的に大幅な生産性向上を実現することができました。この経験から得た知見も含めて、皆様のお役に立つ情報をお伝えしていきます。
システム担当者退職が企業に与える影響とは
システム担当者の退職は、企業の事業継続に深刻な影響を与える重大な問題です。特に中小企業では、一人のシステム担当者に業務が集中しているケースが多く、その人材を失うことで企業活動が停止するリスクが高まります。実際に佐世保市の製造業の企業様では、20年以上勤務されていたシステム担当者の退職により、基幹システムの運用が困難になるという事態に直面されました。この企業様では、受発注管理から在庫管理まで全てを一人の担当者が把握しており、その方の退職により業務が一時的に混乱状態に陥ってしまったのです。
業務停止リスクの深刻化
システム担当者が退職すると、日常的なシステム運用やトラブル対応ができなくなり、業務全体の停止リスクが急激に高まります。特に基幹システムに障害が発生した場合、復旧に時間を要し、売上機会の損失や顧客への影響が避けられません。佐世保の事例では、退職後わずか2週間でシステムトラブルが発生し、受注データの入力が3日間できない状態となりました。これにより約500万円の売上機会を逸失し、さらに顧客からの信頼も大きく損なわれることとなりました。このような事態を防ぐためには、システムの可視化と複数人での管理体制の構築が不可欠です。
専門知識の喪失による問題
長年勤務したシステム担当者が持つ独自の運用ノウハウや設定情報が失われることで、システムの詳細な仕様や過去の対応履歴が不明となり、新たな担当者が業務を理解するまでに相当な時間を要します。佐世保の企業様の場合、前任者が独自にカスタマイズしたExcelマクロや、複雑な在庫管理の計算ロジックが文書化されておらず、新しい担当者が理解するまでに3ヶ月以上かかりました。この期間中、営業担当者は在庫確認のために毎回倉庫まで足を運ぶ必要があり、1日あたり平均2時間の時間ロスが発生していました。
システム担当者退職で発生する具体的な課題
システム障害への対応困難
システム障害が発生した際の初動対応や復旧手順が不明確になり、問題解決までの時間が大幅に延長されます。これにより、企業の信頼性低下や経済的損失が拡大する可能性があります。佐世保の事例では、データベースのバックアップ手順が属人化しており、障害発生時に適切なリストア作業ができませんでした。結果として、外部のIT企業に緊急対応を依頼することになり、予定外の費用が200万円以上発生しました。このような事態を避けるため、私たちは基幹システムのリプレイスを提案し、クラウド型の自動バックアップシステムを導入することで、障害リスクを大幅に軽減することができました。
新規プロジェクトの遅延
既存システムの改修や新規導入プロジェクトが大幅に遅延し、企業の競争力向上や業務効率化の取り組みが停滞します。佐世保の企業様では、DX推進の一環として計画していた生産管理システムの導入が、担当者退職により6ヶ月以上遅延しました。しかし、この遅延を機に全面的なシステム見直しを実施し、最新のクラウド型基幹システムを導入することで、結果的により大きな成果を得ることができました。
退職前に準備すべき引継ぎ事項
システム構成図の整備
ネットワーク構成やサーバー配置図を最新状態に更新し、システム全体の関係性を明確に文書化することが重要です。佐世保の企業様では、リプレイス後のシステムについて、詳細な構成図をクラウド上で管理し、常に最新状態を維持できる体制を整えました。これにより、誰でもシステムの全体像を把握でき、トラブル時の対応が迅速に行えるようになりました。また、各システム間のデータ連携フローも可視化することで、影響範囲の特定が容易になり、メンテナンス作業の効率も大幅に向上しました。
パスワード・アカウント情報の管理
各種システムの管理者権限やパスワード情報を安全に引き継ぎ、適切なアクセス権限管理体制を構築する必要があります。新システムでは、パスワード管理ツールを導入し、役職や部門に応じた適切な権限設定を実施しました。これにより、セキュリティを保ちながら、必要な人が必要な情報にアクセスできる環境を実現しています。
業務手順書作成の重要性
日常業務のマニュアル化
システムの定期メンテナンス手順やバックアップ作業を詳細にマニュアル化し、誰でも実行できる体制を整備することが不可欠です。佐世保の企業様では、新システム導入と同時に、画面キャプチャを多用した視覚的にわかりやすい操作マニュアルを作成しました。特に重要なのは、これまで入力に時間がかかっていた受発注処理について、新システムのUIが大幅に向上したことで、入力時間が従来の半分以下に短縮されました。具体的には、これまで1件あたり15分かかっていた受注入力が、わずか6分で完了するようになり、1日あたり約3時間の業務時間削減を実現しています。
システム担当者退職後の対策方法
外部委託の活用
ITサポート会社への委託により、専門知識を持つ外部リソースを活用し、システム運用の継続性を確保できます。佐世保の企業様では、弊社みんなシステムズとの保守契約により、24時間365日のサポート体制を構築しました。月額固定のサポート費用で、システムトラブル時の即座対応はもちろん、定期的なシステム点検や改善提案も受けられるため、安心して本業に専念できる環境が整いました。
後任者の早期採用と育成
新たなシステム担当者の迅速な採用と体系的な教育プログラムにより、業務への影響を最小限に抑制します。佐世保の事例では、新システムの導入により、特別な専門知識がなくても基本的な運用が可能になりました。営業担当者がタブレットやスマートフォンから現場で直接在庫確認ができるようになったことで、生産性が飛躍的に向上しました。具体的には、これまで在庫確認のために事務所と倉庫を往復していた時間（1日平均2時間）がゼロになり、その時間を顧客対応に充てることで、月間の商談件数が30％増加しました。
システム担当者の退職を防ぐ予防策
システム担当者の退職を防ぐには、適切な待遇改善と業務負荷の分散が重要です。複数名でのチーム体制構築や定期的な研修機会の提供により、担当者のモチベーション維持と知識の属人化防止を図ることが効果的な予防策となります。佐世保の企業様では、新システム導入後、3名のチーム体制でシステム管理を行うようにしました。各メンバーが異なる領域を主担当としながらも、お互いの業務をカバーできる体制を構築しています。また、クラウドシステムの採用により、リモートワークでも対応可能となり、働き方の柔軟性も向上しました。
最後に、システム担当者の退職は確かに大きな課題ですが、これを機会と捉えて適切なシステムリプレイスを実施することで、かえって企業の競争力を高めることができます。佐世保の企業様の成功事例が示すように、最新のシステムを導入し、適切な運用体制を構築することで、生産性の大幅な向上と業務効率化を実現できるのです。皆様の企業でも、システム担当者の退職リスクに備えた対策を今から始めることをお勧めします。株式会社みんなシステムズでは、このような課題に直面している企業様のご相談を随時承っております。お気軽にお問い合わせください。
